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Como sobreviver ao email

 

Renato Sabbatini

Antigamente era bem mais fácil. A comunicação escrita entre as pessoas era feita preferencialmente por cartas. Se houvesse muita pressa, por telégrafo, mas as mensagens eram curtas, pois telegrama é pago pelo número de palavras (era um exercício interessante, compor textos de telegrama: uma vez mandei um com quatro palavras, mas que dizia tudo…). Mas ai veio o fax. O que demorava um dia para escrever e uma semana para chegar, dando tempo para a reflexão e calma para a resposta, subitamente foi acometido de um senso de urgência. O ritmo ficou mais frenético,  mas ainda era necessário escrever as cartas (pelo menos eu escrevia) para colocar no aparelho de fax.

O descontrole postal realmente começo de verdade com a chegada do correio eletrônico, o popular email. Hoje em dia, conheço muito poucas pessoas que não sentem o horror diário de olhar para uma "Caixa de Entrada" cheia de mensagens não lidas ou não respondidas. É uma avalanche, e uma fonte de stress (uma pesquisa recente feita por um instituto nos EUA revelou que 62% dos usuários se sentem esmagados por seu volume de email). E isso acontece em parte por que as regras de boa educação aprendidas nos tempos das cartas escritas nos acumula de uma sensação de culpa se não respondemos a uma mensagem de email. Ainda não nos adaptamos ao novo mundo da  comunicação eletrônica. É preciso fazer alguma coisa !

A verdade é que se você está passando por uma situação semelhante, então você não sabe usar a tecnologia, e não conhece os truques e dicas para ter um relacionamento emocional mais tranqüilo com o email. Neste artigo eu dou algumas informações sobre como tornar a experiência toda mais suportável:
Use um cliente de email (programa que permite acessar sua caixa postal e interagir com o sistema de correio eletrônico) que seja realmente profissional e com ferramentas para ajudá-lo. Aprenda a usar bem essas ferramentas, e personalize o máximo possível o programa, de modo que ele facilite e agilize o processo diário de acessar e usar o email. Os melhores programas são o Eudora Pro (que não é gratuito. A versão shareware é o Eudora Light, que não tem muitos dos recursos mais sofisticados), o Netscape 4 (Communicator), e o Microsoft Outlook (a última versão é a melhor).

Organize o seu email em pastas classificadas por categorias. Armazene todas as respostas e as guarde na mesma pasta que as mensagens que deram origem às mesmas. Mova manualmente as mensagens que chegam na Caixa de Entrada geral para essas pastas, ou use um filtro.

Aliás, os filtros são a sua melhor defesa. Ele funciona da seguinte maneira: você especifica algum identificador para o email que chega: pode ser um endereço eletrônico completo (o nome de uma lista que você assina, por exemplo), um domínio, uma frase no assunto da mensagem, ou em seu corpo, e assim por diante. Se você é alvo dos "spammers" (gente que manda email sem ser solicitado, em massa), descubra os nomes dos principais remententes desses "spams" e coloque-os na expressão de filtro. Em seguida, você pode instuir o filtro a fazer alguma coisa com a mensagem se ela cai em um dos filtros: jogar automaticamente na cesta de lixo, responder com um texto automático, classificar e jogar automaticamente em uma pasta de assuntos, etc. Existem dezenas de opções. Os melhores filtros permitem expressòes complexas, usando AND, OR, etc., que tornam razoavelmente sofisticado o processo de seleção. Com o uso de um conjunto grande de filtros, ou consigo reduzir em 20 % minha carga diária de respostas.

Outros truques são simples: primeiro, não se sinta obrigado a responder todos os emails que chegam. Crie uma pasta "Pessoal" e outra "Urgente" e coloque neles os emails que deseja responder. Monte cartinhas padronizadas para enviar para os chatos que perguntam coisas que você não quer ou não pode responder, de preferência sempre em tom bem educado e dando alguma dica padronizada (por exemplo, o endereço do Altavista. Você vai ficar surpreso de ver quanta gente não o conhece e vai te agradecer só por isso). Leia sempre o assunto da mensagem, e apague imediatamente todas que não interessam.

Em um futuro próximo vai existir software inteligente, que vai ser capaz de ler nosso email, e decidir por nós se interessa ou não, e até responder automaticamente, usando frases de nossa preferência. Vai ser preciso, pois o email vai ser cada vez mais a forma fundamental de correspondência no mundo.


Publicado em: Jornal Correio Popular, Campinas, 05/08/98.

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